Les expériences faites lors de la pandémie du Covid-19 nous ont incités à plus encadrer le home office et le desk sharing, tout en permettant aux collaborateur-rice-s d'adapter leur temps de travail à leurs besoins. Avant cela, les deux étaient certes une réalité existante, mais étaient gérées de manière variable. Comme tant d'autres mesures de conciliation entre vie professionnelle et vie privée dans notre entreprise, elles s'étaient développées de manière organique, mais n'avaient pas été institutionnalisées. Avec l'aménagement concret de règles établies en commun pour le home office, nous voyons une meilleure planification des deux côtés et de plus grandes chances de répondre aux besoins respectifs. Parallèlement, nous offrons à tous les collaborateurs et collaboratrices, quel que soit leur poste chez nous, la possibilité de discuter avec nous de leur taux d'occupation souhaité et de l'obtenir, dans la mesure où cela est compatible avec leurs tâches et la composition de leur équipe respective.

Nous avons créé un nouveau plan d'affectation qui prévoit les nouveaux taux d'occupation ainsi que des jours fixes en home office et sur place pour tous les collaborateurs et collaboratrices et, par conséquent, l'occupation des postes de travail. En raison de notre croissance, ceux-ci ne suffiraient pas si tout le personnel venait au bureau. L'ancien tableau n'était qu'une liste des jours de travail des collaborateur-rice-s - comme la plupart d'entre eux travaillent à temps partiel, cette compilation était à la fois nécessaire et suffisante pour voir qui travaillait quand.

Grâce à cette adaptation, nous pouvons d'une part renoncer à l'aménagement d'autres postes de travail et permettre un déroulement plus régulier des opérations au bureau dans un environnement plus calme. En même temps, les jours fixes de travail à domicile répondent aux besoins de l'entreprise et des collaborateurs et collaboratrices de mieux planifier leurs rendez-vous professionnels et privés. Il reste bien sûr possible de s'écarter du plan en cas d'événements particuliers. Certain-e-s collaborateur-rice-s ont adapté leur temps de travail, toutes et tous ont pu faire part de leurs souhaits et la direction a cherché avec chacun et chacune une solution qui convienne à l'ensemble de l'équipe.

Nous constatons presque exclusivement des effets positifs : ainsi, l'environnement plus calme est perçu comme agréable, tant au bureau qu'à la maison. De plus, les postes de travail disponibles sont mieux utilisés et, malgré la croissance, il n'est pas nécessaire de créer de nouvelles places. Nos collaborateur-rice-s les plus prudent-e-s se sentent mieux protégé-e-s après l'incertitude liée à la pandémie.

Nos collaborateur-rice-s ayant des enfants ont toutes et tous pu obtenir les jours de home office qu'ils et elles souhaitaient, ce qui permet de mieux concilier les doubles tâches. En même temps, nous veillons à ce que notre culture d'entreprise très personnelle puisse continuer à être vécue. Le déjeuner au bureau pour toutes les personnes présentes a toujours lieu tous les jours. Nous organisons deux fois par semaine des réunions d'équipe avec tou-te-s les collaborateur-rice-s et continuons à organiser régulièrement des événements pour créer des échanges informels très appréciés au sein de l'équipe (sorties d'équipe, apéritifs) afin de maintenir les occasions de contact direct.

Il faut absolument veiller à ce que le home office ne soit pas considéré comme une obligation pour tout le monde. Certain-e-s collaborateur-rice-s s'y sentent mal à l'aise, ce qui nuit également à la performance au travail. D'après notre expérience, le home office combiné à l'individualisation du temps de travail a le plus grand effet sur la conciliation des différents domaines de la vie.

Selon la taille de l'entreprise ou du service et les taux d'activité respectifs, les présences doivent être planifiées de manière à ce que tout le monde se rencontre personnellement au moins une fois par semaine (deux fois de préférence), afin de maintenir les contacts directs pour et en dehors du travail.

Enfin, il faut s'attendre à un peu plus d'efforts pour trouver des dates pour les échanges au sein des équipes de projet et avec les client-e-s. Pour cette raison notamment, mais aussi pour ne pas occuper les postes de travail à double, il est également impératif que les écarts soient convenus à temps.